1、一次音乐节活动的筹备，从演出策划开始。演出策划包括场地的选定，乐队的选择，整个音乐节的风格与定位，场地、设施的布置，人数的预估和门票的定价等。其中演出设备包括灯光，音响等等。同时还要制订舞台预算、乐队费用预算、宣传预算和最终的总预算。策划完成以后，再根据这份策划案寻找赞助商，选择具体的赞助方式，这方面一般收益不会很多。
2、寻找赞助商的同时，就要开始联系乐队了，有经纪公司的乐队一般直接会联系乐队的经纪人，国外乐队则会发邮件邀请，一般的大型音乐节在人脉方面（如各种演出公司）是有一定资源的，基本上联系的就是乐队报价，国外乐队或艺人一般还会沟通其他要求，例如设备要求，住宿接待要求等等。
3、另一个重点是寻找宣传合作，电视台祸电台都可以，付钱就行，一般的大型音乐节都会和电视媒体合作，以扩大宣传面和宣传力度，另外媒体方面也能多一个节目。可以说是双赢，像上海草莓音乐节和热波音乐节就是典型的例子。此外音乐节主办方还会开始在网络上招募志愿者，志愿者数量以演出的规模而定。
4、接下来是一个十分关键的环节，也就是政府管理部门（如文化，公安，消防等）的审批环节，这是整个演出最关键的，有些音乐节正是因为这方面的审批缺失而导致音乐节取消。现在不少音乐节投资方是当地政府，因为音乐节可以提高城市知名度，带动旅游发展，所以审批难度比起以前相对容易些。另外也有一些音乐节是房地产商投资的，这是为了带动周边地产的附加值。还有一部分则是当地的文化、广电部门等协办的。
5、而在艺人邀请方面，有个文化部审批的问题，因为文化部有个黑名单，黑名单（一般是有政治倾向或者参加过某些ZD活动的乐队）里的乐队是不能够参加演出的。而且文化部有个很奇怪的规定，一个乐队里只要有一个艺人或乐手是外国籍的，整支乐队都要算作国外乐队报批。
6、各种材料送审后，可以先确定时间、地点了，音乐节的前两个月开始大规模宣传，最终演出的乐队阵容会在这个时间逐渐确定下来。音乐节的前两周到一周之内，各类批文应该已经搞定了，音乐节开始出票。至于最后的环节，就是音乐节开始前几天的舞台搭建了，招募的志愿者一起开会分派岗位，部分志愿者开始上岗。
